Telefonogramma ir vispārināts nosaukums dokumentiem, kurus nosūta mutiski pa tālruni. To izmanto, lai pārsūtītu pakalpojumu informāciju, parasti ārkārtas gadījumos, kad adresātam steidzami jāinformē kaut kas, jānosūta ziņa, jānosūta ielūgums.
Nepieciešams
kancelejas preces, saņēmēja tālruņa numuri, izejošā pasta žurnāls, telefona sakari
Instrukcijas
1. solis
Sagatavojiet tālruņa ziņojuma tekstu. Īsumā norādiet ziņojuma būtību. Ieteicamais teksta garums ir ne vairāk kā 50 vārdi. Ja telefona ziņojumā ir norāde par notikumu, kam jānotiek nākotnē: sapulce, sapulce, akta sastādīšana utt., Tad pārliecinieties, ka esat norādījis konkrēto notikuma vietu un laiku.
Teksts jāformulē tā, lai izslēgtu dubultas interpretācijas iespēju.
2. solis
Sastādiet telefona ziņojumu uz papīra saskaņā ar noteikumiem, kā noformēt vēstuli no galvas. Tādējādi dokumentam ar tekstu jāpiešķir rekvizīti: unikāls numurs un sastādīšanas datums. Telefona ziņojumu paraksta persona, kuras vārdā tā tiks pārsūtīta.
3. solis
Nosakiet tālruņa ziņojuma saņēmēju. Ja ir vairāki adresāti, papildus ziņojuma tekstam izveidojiet adresātu sarakstu. Šāds saraksts tiek sastādīts uz atsevišķas lapas, tajā ir organizāciju nosaukumi, kurām jānosūta telefona ziņojums, un attiecīgie tālruņu numuri.
4. solis
Reģistrējiet tālruņa ziņojumu izejošās sarakstes žurnālā. Ja tālruņa ziņa jūsu darbplūsmā ir reta parādība, reģistrējieties, izmantojot vispārīgu žurnālu. Gadījumā, ja jūs regulāri izmantojat šo informācijas pārsūtīšanas metodi, sāciet atsevišķu žurnālu tālruņa ziņām, tāpēc jums būs ērtāk orientēties.
5. solis
Zvaniet adresātam un lūdziet saņemt tālruņa ziņojumu. Uzziniet un ierakstiet tālruņa ziņojumu saņēmušās personas amatu, uzvārdu, vārdu, patronimitāti.
6. solis
Pastāstiet abonentam:
- tās personas amats, uzvārds, vārds, patronimitāte, kuras vārdā tiek nosūtīta telefona ziņa;
- jūsu amats, uzvārds, vārds, patronimitāte un tālruņa numurs.
Diktē telefona ziņojuma tekstu. Pēc teksta nosūtīšanas palūdziet abonentam atkārtoti nolasīt tālruņa ziņojumu, lai pārbaudītu tā ierakstīšanas pareizību.
7. solis
Uzziniet no abonenta ienākošo tālruņa ziņojuma reģistrācijas numuru, pierakstiet to.
